雇用契約書と労働条件通知書は電子にできるのか

30秒でわかる、この記事の要点

目次

1. まず、答え
2. 1. 2つの書面は、根拠になる法律が違います
3. 2. 労働条件通知書を電子で渡す、2つの条件
4. 3. 実務の手順に落とす
5. 4. 書く中身も、増えています
6. 5. 「本人の希望」の条件は、見直しが話し合われています
7. 6. 印紙について
8. まとめ

12つの書面は、根拠になる法律が違います

要点雇用契約書は電子契約で交わしてかまいません。労働条件通知書は、明示が義務で、原則は書面の交付です。

「雇用契約書を電子契約で交わしたい」という相談は多いのですが、雇用契約書と労働条件通知書は、決まりが別です。ここを分けて考えないと、「電子契約サービスで送ったから大丈夫」と思っていたのに、労働条件の明示としては条件を満たしていなかった、ということが起こります。

雇用契約書：作ることが義務づけられた書面ではない

労働契約は、働く人と会社の合意で成り立ちます（労働契約法第6条）。契約書を作らなければ成立しない、という決まりはありません。

そのうえで、労働契約法第4条第2項はこう定めています。

「できる限り」です。紙の契約書を必ず作れ、という決まりではないので、電子契約で合意を記録する方法で問題ありません。

労働条件通知書：明示が義務で、原則は紙

一方、労働条件の明示は義務です（労働基準法第15条第1項）。賃金や労働時間など、決められた事項は決められた方法で明示しなければなりません。

その「決められた方法」が、原則として書面の交付です（労働基準法施行規則第5条第4項）。電子で渡せるのは、例外として条件を満たしたときだけです。

2労働条件通知書を電子で渡す、2つの条件

要点働く人が希望したこと、そして印刷して紙にできる方法であること。2つとも必要です。

2019年（平成31年）4月1日から、労働基準法施行規則第5条第4項のただし書きで、電子での明示が認められました。条件は2つです。

条件1：働く人が希望したこと

施行規則の文言は「当該労働者が……希望した場合には、当該方法とすることができる」です。

厚生労働省のリーフレットは、本当に希望したかを個別かつ明示的に確認するよう求めています。

条件2：印刷して紙にできる方法であること

使える方法は次のとおりです。

• FAX
• 電子メール、Webメール（Gmailなど）
• LINEなどのSNSのメッセージ機能

認められない例、望ましくない例

厚生労働省のリーフレットは、次のように整理しています。

3実務の手順に落とす

要点希望を1人ずつ確かめて記録し、印刷・保存できる形で送り、届いたかを確かめます。希望しない人には紙で渡します。

リーフレットが「望ましい」としている点を、手順の形に並べ直します。

• 1. 希望を確かめ、その記録を残す「電子での受け取りを希望しますか」と、1人ずつ確かめます。入社書類の束の中にチェック欄を1つ入れておくだけ、という形は、「個別かつ明示的に」と言えるか心配が残ります。いつ、どうやって確かめたかを残しておくと、後で希望の有無が争いになったときに示せます
• 2. 印刷・保存できる形で送るリーフレットは、添付ファイルで送ることをすすめています。PDFのように、そのまま印刷・保存できる形が安全です
• 3. 届いたかを確かめる送っただけでは、相手が受け取ったかは分かりません。リーフレットも、労働者に到達したか確認するよう書いています
• 4. 明示した日と、送った人を書いておく明示日、送信担当者名、事業場名・法人名、使用者名を書いておくと、トラブルの防止になるとされています
• 5. 本人に保存をすすめるSNSは、メッセージの保存期間が限られる場合があります。なるべく出力して保存するよう、本人に伝えることがすすめられています
• 6. 希望しない人には、紙で渡す希望しない人がいる以上、紙と電子が混ざる前提で運用を組む必要があります。全員を電子にそろえることは、今の決まりではできません

電子契約サービスで送る場合

4書く中身も、増えています

要点電子にするかどうかとは別に、労働条件通知書に書く事項が2024年4月と2026年10月に増えています。

電子にするかどうかとは別に、労働条件通知書に書く事項そのものが、ここ数年で増えています。

2024年4月から

• すべての人に：就業場所と業務の「変更の範囲」
• 有期契約の人に：更新の上限（通算契約期間や更新回数の上限）の有無と内容
• 無期転換の申込みができる更新のときに：無期転換を申し込めることと、転換後の労働条件

厚生労働省のモデル労働条件通知書（一般労働者用）には、これらを書く欄があります。

2026年10月から

パートタイム・有期雇用の人を雇い入れるときの明示事項に、待遇の違いの内容や理由について、説明を求めることができることが加わりました。契約を更新するときも対象です。

確認できた範囲では、上で挙げたモデル労働条件通知書には、この点を書く欄がまだありませんでした。最新の様式は、厚生労働省のページで確かめてください。

5「本人の希望」の条件は、見直しが話し合われています

要点見直しは話し合われていますが、省令が変わったという情報は見つけていません。今は2つの条件のとおりに運用する必要があります。

2026年2月16日の規制改革推進会議のワーキンググループで、労働条件の明示方法が議題になりました。

• 厚生労働省は、今の制度（原則は書面、希望があれば電子も可）と、その経緯を説明する資料を出しました
• 日本経済団体連合会は、「電子で明示したうえで、申し出があった人にだけ書面を渡す」形や、「労使協定を結べば電子で明示できる」形への見直しを求める資料を出しました

6印紙について

要点雇用契約書は、紙で作っても印紙は要りません。

雇用契約書は、紙で作っても印紙は要りません。 印紙税の課税物件表に載っていないためです。電子にしたかどうかで印紙の扱いが変わることもありません。印紙が要る契約書・要らない契約書の見分け方は、電子契約に印紙が要らない理由にまとめました。

この記事は、雇用契約書と労働条件通知書を電子で交わす・渡すときの決まりを、厚生労働省の資料をもとに整理したものです。一般的な情報提供であり、個別の案件についての法的な助言ではありません。実際の運用は、社会保険労務士や所轄の労働基準監督署にご確認ください。